POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AUTOBERLÍN

1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA 

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por parte de AUTOBERLÍN S.A., persona jurídica constituida bajo las leyes colombianas, identificada con el Nit. 900.225.704-8, (en adelante “AUTO BERLIN”).

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de AUTO BERLÍN, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

2. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para AUTO BERLÍN, quien actúa en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales. 

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales es AUTO BERLÍN, persona jurídica identificada con el Nit. 900.587.233-3, domiciliada en Barranquilla, Atlántico con dirección física en la Vía 40 #69 - 19, teléfono No.310 3157333, correo electrónico cfonseca@autoberlin.co

4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará AUTO BERLÍN con la información personal será el siguiente:

Clientes 

• Registrar los datos de identificación y contacto de los clientes, para uso exclusivo de AUTO BERLÍN.

• Enviar informar comercial a los clientes de AUTO BERLIN al numero telefónico, dirección física o de correo electrónico registrada, pudiendo ser mensajes del tipo MSM, mensaje de voz, mensaje de texto, entre otros. 

• Cumplir los contratos celebrados con los clientes y en consecuencia contactarlo en la ejecución de éstos.

• Capturar los datos de contabilidad y cartera de los clientes respecto de las obligaciones contraídas con AUTO BERLÍN.

• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con los clientes con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.

• Captura de datos a través de video de Cámara de Seguridad para control de seguridad. 

Proveedores

• Registro de contratistas y proveedores en cumplimiento de los procesos de contratación de AUTO BERLIN, en particular para hacer contacto con éstos y sus colaboradores.

Empleados

• Captura de datos a través de video de Cámara de Seguridad para control de seguridad. 

• Datos personales y familiares para la verificación de antecedentes.

• El desarrollo de las actividades que le son propias al cargo y el cumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad sociales. 

• Guarda de los datos de contacto para futuras contrataciones de AUTO BERLIN. 

• Registro de huellas digitales y fotos de los clientes, proveedores y trabajadores en el desarrollo de las actividades propias de AUTO BERLÍN.

Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES 

AUTO BERLÍN recolecta datos sensibles de los clientes, proveedores, trabajadores y contratistas, consistentes en la huella y la fotografía, con el único objetivo de realizar control de acceso.  Para la recolección de datos sensibles se tienen las siguientes pautas: 

1. Siempre existirá un consentimiento informado.
2. Para que un menor de edad sea incluido en la base de datos de AUTO BERLÍN, deberá estar representado por un mayor de edad que cuente con su representación legal.
3. La decisión de autorizar el uso de datos sensibles es autónoma, y su titular podrá abstenerse de otorgar su autorización para hacer uso de los datos sensibles.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

1. Derecho de consulta. Acceder o conocer de forma gratuita a los datos proporcionados a AUTO BERLIN que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Derecho de Reclamo. Actualizar y rectificar su información suministrada a AUTO BERLIN frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles.

Usted podrá solicitar copia de la Cartilla para Ejercicio de Derecho de Habeas Data a AUTO BERLÍN.

7. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Gerencia de Mercadeo, es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para presentar sus acciones de Consultas y Reclamos, dirija sus peticiones a las siguientes direcciones físicas y de correo electrónico:

Nombre: CAROLINA FONSECA GÓMEZ

Gerente  de Mercadeo

AutoBerlín S.A

Vía 40 # 69-19 Barranquilla

Correo electrónico:  cfonseca@autoberlin.co

www.autoberlin.co

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Como titular de los datos personales, tienes derechos a presentar Consultas o Reclamos a AUTOBERLÍN. Por medio de la acción de Consulta puedes solicitar que se te informe de los datos que tiene AUTO BERLÍN sobre ti, y mediante la acción de Reclamo puedes solicitar la corrección, oposición al uso o supresión de tus datos.

Para la atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver la Consulta es de diez (10) días hábiles, y el Reclamo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. 

Cuando no fuera posible responder en los plazos antes referidos se te informará de ello, dando respuesta a la Consulta dentro de los cinco (5) días y a la Reclamación dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha del vencimiento del plazo inicial. 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio Delegatura para la Protección de Datos Personales, mediante la Acción de Queja. 

Si deseas conocer más sobre nuestros procedimientos, por favor consulta nuestra Cartilla de Acciones de Protección de Habeas Data, dispuesta en nuestra página web www.autoberlin.co

9.  PLAZO DE USO DE LOS DATOS RECOLECTADOS

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base de datos son los siguientes:

1. Registro de los datos de identificación y contacto de los clientes se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
2. Las huellas y fotos de los clientes se mantendrán por un periodo de (5) años desde la fecha en que no exista vinculación con AUTO BERLIN o que no haya existido interacción con AUTO BERLIN.
3. Datos de contabilidad y cartera de los clientes respecto de las obligaciones adquiridas con AutoBerlín se mantendrán por diez años.
4. Video de Cámara de Seguridad para control de seguridad se mantendrán por treinta (30) días.
5. Los datos personales proporcionados por empleados, proveedores y contratistas se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y los que exijan las normas legales.